Einkaufsprozessmanagement: Einkauf mit System

Wo Einkauf Zeit und Geld kostet

In vielen Klein- und Mittelbetrieben läuft der Einkauf nebenher: Bestellungen gehen per Telefon oder E-Mail hinaus, Preise werden fallweise verhandelt, und das Wissen über Lieferanten steckt in wenigen Köpfen. Das funktioniert – bis Preise steigen, ein Lieferant ausfällt oder die zuständige Person in Pension geht.

Typische Anzeichen, dass sich ein genauerer Blick lohnt:

• viele Lieferanten für ähnliche Teile und viele Kleinbestellungen
• Preiserhöhungen, die ohne nachvollziehbare Grundlage akzeptiert werden
• Eilbestellungen und Fehlteile, die die Produktion aufhalten
• unklare Zuständigkeiten zwischen Bedarf, Bestellung, Freigabe und Rechnungsprüfung

Wir nehmen den Ablauf von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsprüfung auf und werten Ihr Einkaufsvolumen nach Lieferanten und Warengruppen aus. So wird sichtbar, wo sich Kosten und Aufwand konzentrieren.

Lieferanten, Rahmenverträge und Verhandlungen

Nicht jeder Lieferant hat für Ihren Betrieb dasselbe Gewicht. Wir bewerten Lieferanten nach Preis, Qualität, Liefertreue und Abhängigkeit und leiten daraus eine Strategie je Warengruppe ab:

• Rahmenverträge mit Mengen, Laufzeit, Lieferbedingungen und messbaren Qualitätskriterien
• Preisgleitklauseln, die Preisänderungen an einen vereinbarten Index koppeln – etwa an Rohstoffnotierungen oder amtliche Preisindizes – statt an pauschale Forderungen
• Ausschreibungen auf Basis klarer Pflichtenhefte, damit Angebote wirklich vergleichbar sind
• Verhandlungsvorbereitung mit Zielpreisen, Kostenstruktur und Alternativen
• Target Pricing: Zielkosten gemeinsam mit Produktentwicklung und Lieferanten festlegen, bevor ein Teil in Serie geht

C-Teile: geringer Wert, hoher Aufwand

Schrauben, Normteile und Verbrauchsmaterial machen meist nur einen kleinen Teil des Einkaufsvolumens aus, verursachen aber viele Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen. Hier hilft weniger die Preisverhandlung als ein anderes Modell: weniger Lieferanten, gebündelte Sortimente und Lager, deren Bestand der Lieferant führt – als Konsignationslager oder als lieferantengesteuerter Bestand (Vendor Managed Inventory, VMI). Ihr Team bestellt dann nicht mehr jede Schraube einzeln, sondern prüft Verbrauch und Abrechnung.

Energieeinkauf und Einkaufskooperationen

Strom und Gas gehören in vielen Betrieben zu den größten Einkaufspositionen und folgen eigenen Regeln. Diesen Teil des Einkaufs bearbeiten wir gemeinsam mit unserer Stromtarifberatung – von der Lastgang-Analyse bis zur Ausschreibung.

Kleinere Betriebe erreichen allein oft nicht die Mengen, die bessere Konditionen bringen. Eine Lösung sind Einkaufskooperationen, in denen Betriebe gemeinsam einkaufen und Erfahrungen austauschen. Wichtig ist eine saubere rechtliche Basis: Kooperationen mit geringem Marktanteil sind nach dem Kartellgesetz oft als Bagatellkartell ausgenommen, Absprachen über Verkaufspreise, Mengen oder die Aufteilung von Märkten bleiben aber verboten.

Erfahrung aus der Industrie, zugeschnitten auf KMU

Ing. Mag. (FH) Peter Mayer hat in Industriebetrieben den strategischen Einkauf verantwortet, im technischen Einkauf gearbeitet und Einkauf sowie Finanzen geleitet. Er hat Rahmenverträge mit Preisindex eingeführt, C-Teile-Lieferanten reduziert und die Lagerhaltung an Lieferanten übergeben. Als Ingenieur kennt er auch die technische Seite: Spezifikationen, Pflichtenhefte für Investitionen und das Gespräch mit der Produktentwicklung.

Für Betriebe in Melk, im Mostviertel und in ganz Niederösterreich übersetzen wir diese Erfahrung in Abläufe, die Ihr Team im Alltag selbst tragen kann.